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Digitalización de Documentos

Gestión Documental

Un sistema de gestión documental organiza la creación, distribución, acceso y almacenamiento de la información.

La mayoría de empresas tienen su información en diferentes formatos, tanto en digital como en papel, por tanto el objetivo principal de cualquier estrategia de gestión documental es armonizar la información y crear flujos de trabajo eficientes (digitalizando cuando sea posible).

Back Office

Componentes clave para construir una estrategia de gestión documental


Back Office BulletLocalización: ...donde guardar los documentos.

Back Office BulletArchivo Digital: ...en que formato almacenar la información.

Back Office BulletAcceso: ...como acceder a los documentos.

Back Office BulletSeguridad: ...como se mantendrán los documentos seguros.

Back Office BulletDisaster Recovery: ...como se hará un back-up de los documentos.

Back Office BulletPeriodo Custodia: ...cuanto tiempo es necesario custodiar los documentos.

Back Office BulletDistribución: ...como se van a compartir y distribuir los documentos.

Back Office BulletWorkflow: ...como y donde entrarán los documentos en los flujos de trabajo.

Back Office BulletCreación y edición: ...como se pueden editar los documentos dentro de un grupo de colaboradores.

Back Office BulletAutentificación: ...que protocolos de autentificación deben tener los documentos.

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Flujo de Trabajo Digital

Un flujo de trabajo (workflow) es una ruta esquematizada de una serie de acciones cuyo objetivo es cumplir alguna función.

En términos de gestión documental, el flujo de trabajo se refiere a la ruta de un documento y a las acciones relacionadas con su gestión en los diferentes agentes involucrados en su ejecución.

Facturar a un cliente, por ejemplo, puede tener un workflow que incluya acciones y decisiones de personal de ventas, cuentas y logística. El peligro de que tantos componentes participen en el circuito, es que es muy lento y tiene una alta probabilidad de errores.

Tres Consejos para crear un flujo de trabajo digital

Back Office BulletAnalizar las acciones dentro de un flujo de trabajo con ‘nuevos ojos’ e imaginar como sería si pudieses crearlo de nuevo, aprovechando las nuevas tecnologías y servicios como el outsourcing.

Back Office BulletDigitalizar o automatizar procesos cuando sea posible.

Back Office BulletRacionalizar y simplificar la ruta cuando sea posible (reducir el número de agentes necesarios para su ejecución).