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Digitalización de Documentos

Digitalización Facturas

Back Office Bullet

La gestión de facturas es un proceso común para todas las empresas y que algunas veces requiere muchos recursos administrativos: recepción y registro de facturas recibidas, aprobación por diferentes departamentos, entrada de los datos en el sistema de contabilidad, creación apunte contable y archivo.

Digitalizando tus facturas recibidas podrás realizar todas estas gestiones automáticamente. En Nova BPO realizamos estos procesos para diferentes empresas que ya se benefician de una reducción de costes en su departamento de administración.

Procesos

Te detallamos uno de los procesos que realizamos actualmente:

Back Office Bullet Recepción y preparación
Recibimos todas las facturas de las diferentes compañias del grupo en Nova BPO. Las clasificamos y verificamos que cumplan con los requisitos legales, incorporamos un código de barras para su identificación.
 
Back Office Bullet Escanear y OCR
Escaneamos más de 3.000 facturas diarias aplicando los controles de calidad necesarios (facturas de más de una hoja, validación de empresas, etc.). Una vez digitalizadas las procesamos aplicando un potente OCR para capturar los datos de las mismas. El proceso de corrección se realiza para acabar de cumplimentar los datos que no se han capturado automáticamente.
 
Back Office Bullet Envío fichero e integración en SAP
Una vez se han realizado todos los procesos de verificación y calidad se envian al cliente vía FTP las imágenes y los datos contables de las facturas, con lo que el cliente una vez integrados estos datos en su sistema podrá realizar su contabilidad automáticamente además de consultar cualquiera de sus facturas en pocos segundos.
 
Back Office Bullet Archivo de facturas
Custodiamos las facturas de nuestros clientes. Una vez cumplido el plazo de custodia se las destruimos previa autorización según la normativa vigente.

Back Office BulletSolución a Medida - 902-195-650

O escríbenos: info@novabpo.com
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Back Office BulletInforme de resultados:

El 95 % de sus facturas se contabilizan automáticamente sin ni siquiera ver un papel encima de la mesa. Oficina sin papel.

Reducción significativa de personal en el departamento de administración/contabilidad para la gestión de facturas.

Aprovechamiento del espacio físico donde se custodiaban las facturas.

Back Office BulletBeneficios

La digitalización de facturas y la automatización a la hora de contabilizar aporta varios beneficios. Este sistema permite ganar tiempo desde la recepción de las facturas hasta su contabilización (en algunos casos hasta tres días) lo que permite resolver y canalizar las posibles incidencias con mayor rapidez. Además toda la organización independientemente de su ubicación geográfica puede consultar una factura en pocos segundos.

Otro de los beneficios significativos es la eliminación de la gestión de archivo físico que ahora ya no hay que ordenar, clasificar y destruir. Las empresas consiguen economizar su gestión beneficiándose de un proceso completo desde la recepción hasta la destrucción del documento sin tocar un solo documento.

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