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Digitalización de Documentos

Digitalización Expedientes

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En Nova BPO hemos digitalizado expedientes de distintas tipologías. Expedientes de recursos humanos, de clientes, expedientes de riesgo, de proveedores, de producto, técnicos y cualquier tipo de expediente administrativo.

Los expedientes creados en las empresas normalmente generan nueva documentación que hay que incluir en el expediente inicial. Esto supone tenerlos cerca para incluir la nueva documentación generada, además de para las consultas habituales.

Digitalizando tu archivo histórico de expedientes podrás descentralizar el archivo físico a un lugar menos costoso. La documentación nueva la indexaremos con el nº de expediente correspondiente para que tengas tu archivo digital actualizado cada día.

Los expedientes contienen documentación diversa en su interior, documentos administrativos, fotografías, planos, además con diferentes tamaños, formatos de papel, grosor, color etc…. Nuestros escaners y software se adaptan perfectamente a esta variedad de documentos con el objetivo de crear un archivo digital 100% fiable y con la garantía de calidad ISO.

Procesos

Te detallamos el procedimiento con uno de nuestros clientes: recibimos una vez por semana sus altas de expedientes de RRHH y documentación física que se tiene que incluir en expedientes ya digitalizados.

Back Office Bullet Preparación y clasificación
Preparamos la documentación para escanear: desgrapamos, quitamos clips, desmontamos carpetas, etc..También clasificamos y agrupamos documentos por tipos dentro del expediente.
 
Back Office Bullet Escanear e indexar
Indexamos por nº de expediente y por los diferentes grupos de documentos acordados con el cliente (bajas laborales, curriculum, nóminas, etc…) para que la búsqueda digital sea fácil e intuitiva. Los documentos para incluir en expedientes ya digitalizados se codifican y se indexan para incluirlos en el fichero digital generado inicialmente.
 
Back Office Bullet Envío fichero al cliente y acceso imágenes
Una vez realizado el control de calidad de imágenes y datos se genera un fichero y se envía al cliente vía FTP. Su Base de datos se actualiza automáticamente y ya pueden acceder digitalmente a los expedientes nuevos así como a la documentación insertada en los ya digitalizados.
 

Back Office BulletSolución a Medida - 902-195-650

O escríbenos: info@novabpo.com
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Back Office BulletInforme de resultados:

Ahorro del 100% del tiempo administrativo en archivo y clasificación documentos. Una vez digitalizado el expediente se archiva en la central y no en el departamento.

Aumento de un 90 % de la productividad a la hora de buscar un documento y gestionarlo.

Reutilización del espacio físico de la oficina (ya no es necesario que los documentos estén en la misma oficina).

Mayor satisfacción del cliente ya que no hay pérdidas de expedientes.

Back Office BulletBeneficios

Acceso a la consulta de los expedientes a un nº mayor de departamentos autorizados sin necesidad de desplazamientos y/o peticiones al dpto. de origen.

Gestión instantánea de cualquier documento sin necesidad de fotocopias y repeticiones desde diferentes departamentos.

Eliminación de la pérdida de documentación. Más de una vez un expediente no devuelto al archivo no se recupera nunca ya que no se sabe cuándo ni quien lo utilizó.

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